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Continuité d'activité à l'ENGEES suite au Covid 19

L’ENGEES, comme l’ensemble des établissements d’enseignement, a fermé ses portes le 16 mars 2020 et mis en place un plan de continuité d’activité comprenant à la fois la partie administrative et pédagogique.

Agnès Hermann durant son cours à distance

Une réorganisation rapide

Avec la crise sanitaire, l’ENGEES comme de nombreuses autres structures, s’est réorganisée assez rapidement. Le plan de continuité avait commencé à être travaillé avant la fermeture de l’école selon les directives du ministère de l’Agriculture dont dépend l’ENGEES. Le travail à distance a été mis en place de façon facilitée pour l’ensemble de la communauté de l’école grâce aux dispositions prises par le service informatique et le secrétariat général. Le service financier peut également poursuivre son travail à distance grâce aux mesures prises par les services de l’université de Strasbourg dont l’ENGEES, établissement associé, partage les outils.

Côté pédagogique, dès le lundi 16 mars, des premiers cours à distance ont pu être organisés pour les élèves-ingénieurs grâce à la mobilisation de la direction des études. José Vazquez, enseignant-chercheur à l’ENGEES, fut l’un des premiers à tenter l’expérience avec son cours d'hydraulique à surface libre donné via un système de webconférence aux élèves de première année d'ingénieur·e. Ils étaient très nombreux derrière leur écran. « Le plus difficile, c’est de se retrouver tout seul en face de son ordinateur. C’était une expérience originale qui ne remplacera pas pour moi les cours en amphi mais dans la situation actuelle, c’est une excellente idée en termes d’enseignement » témoigne José Vazquez.

Agnès Hermann a réalisé son TD à distance sur un logiciel de dessin assisté par ordinateur de la même manière. « Les outils ont bien été documentés par le service informatique, avec des tutoriels bien faits » indique-t-elle. « Les élèves semblent avoir appréciés cette solution en webconférence ».

Des solutions multiples pour assurer la continuité pédagogique

Thierry Schaetzle, responsable du centre de documentation de l’école doit former les élèves à la rédaction de leur mémoire de stage. Il a préféré utiliser un chat pour cette formation. « L'activité menée s'y prêtait bien puisqu'elle donnait l’occasion aux étudiants d'échanger entre eux autant qu'avec moi. C'est pourquoi j'avais opté pour le chat plutôt qu'une webconférence, qui doit difficilement permettre de gérer un groupe où chacun est amené à intervenir. Les interactions sont évidemment plus limitées qu'en présentiel, et communiquer par écrit est moins commode qu'oralement, mais nous avons pu assurer une séance de questions/réponses assez dynamique, dans le sens apprenant-enseignant, mais aussi entre apprenants. Le format oblige néanmoins à être très attentif et réactif» précise-t-il.

Julien Laurent, enseignant-chercheur de l’école utilise Moodle, la plateforme classique de l’école pour le dépôt des ressources pédagogiques. Il a combiné cette solution avec d’autres pour adapter ses cours proposés aux élèves de Mastère Spécialisé. Il a développé un site web, utilise un canal de chat dédié durant des sessions de rencontre avec le groupe, ainsi que le système de webconférence. « J'utilise aussi une tablette pour écrire au stylet et projeter, et je proposerai en introduction de faire avec eux une ‘mind map’. » C’est finalement une multitude de supports qui sont utilisés, choisis et adaptés en fonction des cours. « Je leur donne du travail à faire d'une session à l'autre, je mise sur leur autonomie ! » conclut Julien.

Les visites et TP sont remplacés par des visites virtuelles. Des ressources existent déjà sur UVED par exemple.

« Concernant les évaluations des Mastères Spécialisés, les idées actuelles sont de remplacer les QCM par des oraux, quitte à restreindre les thématiques évaluées. Les rendus (rapports) pourraient être remplacés par des Powerpoint. Les soutenances de projet peuvent être réalisées sous la même forme d'échanges via une webconférence. La contrainte serait de préparer de façon serrée des plannings viables et de réguler s'il y a d'éventuelles difficultés techniques » précise Pierre-Jean Dessez, responsable de la formation continue de l’école et des mastères spécialisés.

Si l’ensemble des étudiants semblent avoir les outils numériques pour pouvoir suivre ces cours à distance, quelques élèves commencent à avoir des difficultés avec leur forfait internet. Il sera étudié avec eux les solutions envisageables pour assurer cette continuité pédagogique.

Faciliter les échanges

Un service est particulièrement sollicité durant cette période : le service informatique. Les priorités ont été, dans un premier temps, de donner à tous l’accès au télétravail, notamment en renforçant les capacités des connexions à distances, en fournissant les ordinateurs et outils nécessaires, et en accompagnant ceux qui avaient besoin d’aide pour leur installation. Il s’agissait aussi de déployer les outils pour assurer la continuité pédagogique et d’établir rapidement des guides pratiques pour les utilisateurs. Une carte a été réalisée pour que chacun trouve les outils nécessaires en fonction de ses besoins. Il a fallu également sécuriser le système d’information, particulièrement sensible durant cette période et avec ces nouvelles pratiques à distance.

Afin que le personnel poursuive les échanges de manière dynamique malgré la distance, un système de chat a été déployé, particulièrement utile pour les échanges au sein des groupes de travail ou au sein d’un service sans encombrer les boîtes email. Il permet de partager facilement documents, photos, messages écrits, messages vocaux… « Dans cette période difficile, la cohésion sociale est importante mais mise à rude épreuve. Nous avons créé sur ce chat, sur la suggestion d’une collègue, un canal « pause café » pour le personnel de l’école. Ce canal est particulièrement utilisé et apprécié. Les personnes partagent des photos de leur espace et de leur quotidien de télétravailleur ou encore des anecdotes, des jeux, etc. Un vrai lieu de partage pour s’évader un peu du quotidien » indique Georges Schmitt, responsable du service informatique.

Le service a encore d’autres défis en cours comme la mise en place d’un système de signature électronique ou encore la recherche de solutions techniques faire passer aux candidats le concours d’admission sur titre en formation d’ingénieur·e de manière dématérialisée avec la même équité.

« Il faut souligner la grande adaptabilité de chacun à ses nouveaux usages, qui, pour certaines fonctions, n’étaient pas évidentes » explique Marie-Josée Stenger, secrétaire générale de l’école. « D’autres services et personnes se sont fortement investis pour assurer la fluidité du courrier par exemple, ou continuent d’assurer un présentiel au standard le matin. Certaines personnes sont également confrontées à des difficultés techniques et font appel au système D pour continuer malgré tout à travailler. On sent une volonté forte de toutes et tous de maintenir son activité et la continuité de service».

La difficulté des stages

Comme la plupart des grandes écoles, le point posant le plus d’inquiétudes sont les stages, notamment les stages de fin d’études, incontournables en école d’ingénieur·e. Des aménagements au cas par cas sont toujours étudiés par les services avec chaque étudiant et entreprise. Il s’agit de mettre en place des modalités alternatives : télétravail, décalage du stage, report des dates, etc. « L’équipe du Service Entreprises et Collectivités est largement mobilisée pour accompagner au mieux les entreprises partenaires et mettre en place notamment les avenants aux conventions de stages » indique Catherine Fraunhofer, responsable de ce service.

Rester solidaire

La solidarité, une des valeurs de l’école, est particulièrement importante durant cette période. L’école a remis à l'hôpital de Sélestat son stock d'alcool (10 litres) et du glycérol. Ces deux produits sont à la base de la fabrication d'un gel hydroalcoolique efficace, selon la méthode de l'OMS. Il avait permis aux personnels de laboratoire de l'ENGEES de doter l'établissement de flacons pour les 500 personnels qui fréquentaient l'école, en complément du lavage au savon, au stade 2 de l'épidémie. L’école a également donné son stock de masques en répondant aux appels aux dons officiels. Si les élèves-ingénieur·e·s sont, pour la très grande majorité (93%), rentrées dans leur famille, il s’agit de maintenir le contact et d’identifier les élèves isolés ou qui rencontreraient des difficultés, qu’elles soient morales, matérielles, de santé, etc. Chaque étudiant·e est contacté·e par des étudiant·e·s-relais de l’école ou par les responsables de formation, de façon hebdomadaire, pour faire le point sur leur situation.

 

« Dès début mars, le plan de continuité d’activité de l’ENGEES a anticipé deux grandes évolutions : le basculement très rapide de la totalité des formations au numérique ; la généralisation du télétravail à l’ensemble des équipes d’appui avec une perspective de durée et un objectif de préparer l’après. Dans les deux cas, ce n’était pas évident au départ, mais on a eu un engagement extraordinaire de tou·te·s et on peut dire que nous ne ferons plus demain comme on faisait hier » conclut Jean-François Quéré, directeur de l’ENGEES.